Du hast die passende Software gefunden, das Budget steht und dein Team ist bereit für den nächsten Schritt. Jetzt muss die neue Lösung nur noch erfolgreich in deine bestehenden Prozesse integriert werden. Genau hier kann es kompliziert werden, denn mit der Installation allein ist es meist nicht getan.
Implementierungspartner:innen unterstützen dich dabei, die Software an die Anforderungen deines Unternehmens anzupassen, Daten zu übertragen und Schnittstellen einzurichten. Auch bei der Planung, Schulung deiner Mitarbeiter:innen und Optimierung des Systems können sie dir zur Seite stehen.
Doch woran erkennst du, welche Anbieter:innen wirklich zu deinem Unternehmen und deinem Projekt passen? In diesem Beitrag erfährst du, welche Aufgaben Implementierungspartner:innen übernehmen, wann sich die Zusammenarbeit lohnt und auf welche Kriterien du bei der Auswahl achten solltest.
Was sind Implementierungspartner:innen?
Implementierungspartner:innen sind spezialisierte Dienstleister:innen, die Unternehmen bei der Einführung, Anpassung und Integration einer Software unterstützen. Ziel ist es, die Lösung optimal auf die bestehenden Prozesse und Anforderungen des Unternehmens abzustimmen.
Welche Aufgaben übernehmen Implementierungspartner:innen?
Implementierungspartner:innen steuern die praktische Einführung einer Software und übersetzen die Geschäftsanforderungen deines Unternehmens in eine funktionsfähige technische Lösung. Welche Leistungen sie dabei übernehmen, hängt von deinem Business, der eingesetzten Software und dem vereinbarten Projektumfang ab.
Ausgangssituation und Anforderungen erfassen
Zu Beginn analysieren sie die bestehenden Prozesse, Systeme und technischen Voraussetzungen. Gemeinsam mit deinem Team halten sie fest, welche Anforderungen die neue Software erfüllen und welche Geschäftsziele sie unterstützen soll.
Lösung und Projektablauf konzipieren
Auf Grundlage der Analyse entwickeln die Partner:innen ein technisches Konzept. Darin werden unter anderem der Projektumfang, benötigte Funktionen, Zuständigkeiten, Meilensteine und mögliche Risiken festgehalten.
Software einrichten
Die Implementierungspartner:innen richten die Software ein und konfigurieren Funktionen, Benutzerkonten, Zugriffsrechte und Arbeitsabläufe. Reichen die vorhandenen Funktionen und Tools nicht aus, setzen sie erforderliche Erweiterungen oder Automatisierungen um.
Schnittstellen einrichten und Daten übertragen
Damit die neue Lösung mit der bestehenden Systemlandschaft zusammenarbeitet, richten die Partner:innen die benötigten Schnittstellen ein. Außerdem bereiten sie vorhandene Daten auf, übertragen sie in das neue System und kontrollieren ihre Vollständigkeit.
System testen und Einführung begleiten
Vor dem Systemstart prüfen die Implementierungspartner:innen einzelne Funktionen sowie systemübergreifende Abläufe. Sie dokumentieren Fehler, nehmen notwendige Korrekturen vor und begleiten anschließend die technische Einführung der Software.
Wissen übergeben und Betrieb absichern
Zum Projektabschluss erstellen sie Dokumentationen und vermitteln deinem Team das notwendige Wissen für die Nutzung des Systems. Je nach Vereinbarung übernehmen die Partner:innen anschließend auch die Fehlerbehebung, Wartung oder technische Weiterentwicklung.
Arten von Implementierungspartner:innen
Das Leistungsspektrum kann je nach Spezialisierung deutlich variieren. Welche Art am besten zu deinem Unternehmen passt, hängt unter anderem von der verwendeten Software, der Komplexität deiner Systemlandschaft und deinen internen Ressourcen ab. Die Einführung einer einzelnen Plattform stellt schließlich andere Anforderungen als ein umfangreiches Projekt, das mehrere Systeme, Abteilungen oder Märkte miteinander verbindet.
Grundsätzlich lassen sich vier Arten von Implementierungspartner:innen unterscheiden:
- Systemintegrator:innen: Sie begleiten komplexe, systemübergreifende Projekte und verknüpfen beispielsweise ERP-, CRM- und Warenwirtschaftssysteme miteinander. Daher eignen sie sich vor allem für größere Unternehmen mit umfangreichen IT-Strukturen. Je nach Software kann es sich beispielsweise um Dienstleister:innen mit Schwerpunkt auf PIM handeln.
- Spezialisierte Agenturen: Diese Agenturen konzentrieren sich auf eine bestimmte Plattform oder einen einzelnen Bereich wie E-Commerce, CRM oder Marketingautomatisierung. Shopify-Agenturen verfügen beispielsweise über besonders tiefgehende Kenntnisse der Plattform. Sie können dein Unternehmen unter anderem bei der Einrichtung oder Migration deines Shopify-Stores, der individuellen Gestaltung sowie der Integration externer Systeme unterstützen.
- Unternehmensberatungen: Unternehmensberatungen bieten vor allem strategische Beratung und unterstützen Unternehmen bei der Gestaltung neuer Geschäftsprozesse sowie der digitalen Transformation. Einige übernehmen auch die technische Umsetzung, während andere dafür mit spezialisierten Dienstleister:innen zusammenarbeiten.
- Managed-Service-Partner:innen: Managed-Service-Partner:innen sind eine geeignete Option, wenn du langfristige Unterstützung benötigst. Sie übernehmen Aufgaben im laufenden Betrieb und schaffen zusätzliche Flexibilität, wenn sich Anforderungen oder interne Ressourcen verändern.
Viele Softwareanbieter:innen prüfen und zertifizieren geeignete Partner:innen. Dadurch kannst du leichter erkennen, ob die Dienstleister:innen über die notwendigen technischen Kenntnisse und Erfahrungen mit der jeweiligen Plattform verfügen.
| Art | Besonders geeignet für | Mögliche Herausforderung |
|---|---|---|
| Systemintegrator:innen | Komplexe, systemübergreifende Projekte | Hoher Projektumfang und längere Umsetzung |
| Spezialisierte Agenturen | Shopify- und andere Einzelplattform-Projekte | Begrenzte Expertise außerhalb der Spezialisierung |
| Unternehmensberatungen | Strategische Transformationen und neue Prozesse | Technische Umsetzung teilweise durch externe Dienstleister:innen |
| Managed-Service-Partner:innen | Langfristiger Betrieb und kontinuierliche Optimierung | Leistungsumfang muss klar abgegrenzt werden |
Wann lohnen sich Implementierungspartner:innen?
Externe Unterstützung lohnt sich vor allem, wenn die Einführung einer neuen Software komplex ist oder deinem Unternehmen das notwendige Fachwissen, die Zeit oder die personellen Ressourcen fehlen. Bei kleineren, überschaubaren Projekten kann die Umsetzung häufig intern erfolgen. Sobald jedoch mehrere Systeme, Abteilungen oder Standorte beteiligt sind, helfen erfahrene Partner:innen dabei, Risiken zu reduzieren und den Überblick zu behalten.
Die Zusammenarbeit ist insbesondere sinnvoll, wenn:
- verschiedene Systeme und Schnittstellen miteinander verbunden werden müssen,
- große Datenmengen sicher übertragen werden sollen,
- individuelle Funktionen oder Prozesse umgesetzt werden müssen,
- deinem Team technisches Fachwissen oder Erfahrung mit der Plattform fehlt,
- ein fester Zeitplan für die Einführung eingehalten werden muss,
- Mitarbeiter:innen geschult und auf neue Arbeitsabläufe vorbereitet werden sollen oder
- nach dem Start langfristiger Support und eine kontinuierliche Optimierung gewünscht sind.
Trotz externer Unterstützung bleibt die aktive Mitarbeit deines internen Teams entscheidend. Interne Ansprechpartner:innen sollten weiterhin Ziele und Prioritäten festlegen, Entscheidungen treffen und ihr Wissen über die eigenen Geschäftsprozesse einbringen.
Vorteile von Implementierungspartner:innen
Die Zusammenarbeit bietet deinem Unternehmen mehr als zusätzliche technische Unterstützung. Sie kann dazu beitragen, das Projekt effizienter zu steuern und den langfristigen Nutzen der neuen Software zu erhöhen.
Kürzere Zeit bis zur produktiven Nutzung
Erfahrene Teams greifen auf bewährte Vorgehensweisen und Erkenntnisse aus vergleichbaren Projekten zurück. Dadurch müssen Lösungen nicht vollständig neu erarbeitet werden und die Software kann häufig schneller produktiv eingesetzt werden.
Mehr Planungssicherheit
Ein klar definierter Projektablauf macht Aufwände, Abhängigkeiten und mögliche Schwierigkeiten frühzeitig sichtbar. Das erleichtert die Planung von Budget, Personal und Zeit und verringert das Risiko unerwarteter Verzögerungen.
Entlastung interner Ressourcen
Dein Team muss sich nicht neben dem Tagesgeschäft allein in eine komplexe Softwareeinführung einarbeiten. Interne Mitarbeiter:innen können sich auf fachliche Entscheidungen und ihre Kernaufgaben konzentrieren, während die Partner:innen die vereinbarten Projektleistungen übernehmen.
Höhere Akzeptanz im Unternehmen
Wenn die neue Lösung zu den tatsächlichen Arbeitsabläufen passt und Mitarbeiter:innen sicher mit ihr umgehen können, wird sie eher im Alltag angenommen. Benutzerfreundliche Prozesse können außerdem die Zufriedenheit im Team erhöhen und verhindern, dass dein Team auf alte Abläufe oder ungeplante Zwischenlösungen zurückgreifen.
Langfristiger geschäftlicher Nutzen
Eine strukturiert eingeführte Software lässt sich leichter betreiben, erweitern und an veränderte Anforderungen anpassen. Die dadurch entstehende Skalierbarkeit unterstützt das langfristige Wachstum deines Unternehmens. Gleichzeitig können optimierte Prozesse die Effizienz erhöhen und dazu beitragen, die eigene Marktposition zu stärken.
Wie findest du die richtigen Implementierungspartner:innen? 7 Auswahlkriterien
Die Auswahl kann den gesamten Verlauf deines Projekts beeinflussen. Möchtest du geeignete Anbieter:innen finden, solltest du diese zunächst anhand einheitlicher Kriterien vergleichen. Bewerte potenzielle Partner:innen möglichst unabhängig von ihrer Bekanntheit und prüfe, ob Kompetenz, Erfahrung, Arbeitsweise und Leistungsumfang zu deinem Unternehmen passen.
1. Technisches Fachwissen
Die Implementierungspartner:innen sollten die ausgewählte Software und relevante Technologien genau kennen. Achte auf nachweisbare Qualifikationen, Zertifizierungen und Erfahrungen mit den benötigten Funktionen und Schnittstellen. Möchtest du beispielsweise einen Shopify-Store einführen oder erweitern, sollten die Partner:innen mit den für dein Projekt relevanten Funktionen, Schnittstellen und Apps vertraut sein.
2. Branchen- und Projekterfahrung
Erfahrungen mit vergleichbaren Unternehmen und Projekten sind besonders wertvoll. Partner:innen mit Branchenkenntnissen verstehen typische Abläufe, Anforderungen und Herausforderungen meist schneller und können passende Lösungen entwickeln.
3. Referenzen und Bewertungen
Fallstudien, Kundenbewertungen und Referenzprojekte geben dir einen ersten Eindruck von der bisherigen Arbeit. Prüfe dabei, ob Umfang und Komplexität der Projekte mit deinem Vorhaben vergleichbar sind. Wenn möglich, kannst du auch direkt mit früheren Kund:innen sprechen.
4. Verständnis deiner Geschäftsprozesse
Gute Implementierungspartner:innen setzen nicht einfach eine technische Standardlösung um. Sie beschäftigen sich mit deinen Zielen, bestehenden Prozessen und konkreten Herausforderungen. Im Erstgespräch sollten sie daher gezielte Fragen stellen und auch mögliche Schwachstellen offen ansprechen.
5. Projektmanagement und Kommunikation
Kläre frühzeitig, wie das Projekt geplant, dokumentiert und gesteuert wird. Wichtig sind feste Ansprechpartner:innen, transparente Zuständigkeiten und regelmäßige Abstimmungen. Lerne nach Möglichkeit nicht nur das Vertriebsteam, sondern auch die Personen kennen, die dein Projekt tatsächlich umsetzen werden.
6. Leistungsumfang und Kosten
Vergleiche Angebote nicht ausschließlich anhand des Gesamtpreises. Prüfe genau, welche Leistungen enthalten sind, etwa Datenmigration, Tests, Schulungen oder Support. Auch zusätzliche Kosten, Zahlungsbedingungen und der Umgang mit späteren Änderungen sollten nachvollziehbar geregelt sein.
7. Support und langfristige Zusammenarbeit
Eine erfolgreiche Implementierung endet nicht mit der Einführung. Informiere dich deshalb darüber, ob die Partner:innen anschließend Support, Wartung und Optimierungen anbieten. Besonders bei wachsenden Unternehmen ist wichtig, dass die Lösung langfristig erweitert und an neue Anforderungen angepasst werden kann.
Warnsignale bei der Auswahl
Nicht alle infrage kommenden Unternehmen, die im ersten Gespräch überzeugen, passen auch langfristig zu deinem Projekt. Bestimmte Warnsignale können bereits während der Auswahl darauf hindeuten, dass es später zu Problemen kommt:
- Unklare Leistungen: Im Angebot bleibt offen, welche Aufgaben, Ergebnisse und Leistungen tatsächlich enthalten sind.
- Unrealistische Versprechen: Die Partner:innen garantieren eine besonders schnelle oder günstige Umsetzung, ohne deine Anforderungen gründlich geprüft zu haben.
- Fehlende Referenzen: Es gibt keine nachvollziehbaren Erfahrungen mit vergleichbaren Projekten, Unternehmen oder Systemen.
- Undurchsichtige Kosten: Zusätzliche Ausgaben, Abrechnungsmodelle und mögliche Änderungen am Projektumfang werden nicht transparent erklärt.
- Unklare Zuständigkeiten: Es ist nicht ersichtlich, wer das Projekt leitet, welche Mitarbeiter:innen es umsetzen und welche Aufgaben dein Unternehmen übernehmen muss.
- Mangelhafte Kommunikation: Rückfragen werden nur oberflächlich beantwortet, Informationen verspätet weitergegeben oder Herausforderungen heruntergespielt.
- Kein Konzept für Tests und Datenmigration: Partner:innen können nicht konkret erklären, wie Daten übertragen, Funktionen geprüft und mögliche Fehler vor dem Systemstart behoben werden.
- Fehlender Support nach der Einführung: Es gibt keine klaren Regelungen für Wartung, Fehlerbehebung und Unterstützung nach dem Projektabschluss.
- Übermäßig viele Sonderlösungen: Für fast jede Anforderung wird eine individuelle Entwicklung vorgeschlagen, obwohl geeignete Standardfunktionen oder Integrationen vorhanden sind.
Seriöse Implementierungspartner:innen kommunizieren offen, benennen auch mögliche Risiken und definieren Leistungen, Kosten sowie Verantwortlichkeiten möglichst eindeutig.
5 Tipps: So gelingt die Zusammenarbeit
Auch die passenden Implementierungspartner:innen können ein Projekt nicht allein zum Erfolg führen. Eine gute Zusammenarbeit setzt voraus, dass beide Seiten ihre Aufgaben kennen, Informationen offen austauschen und gemeinsame Ziele verfolgen. Mit diesen fünf Tipps schaffst du dafür die richtige Grundlage.
1. Definiere klare Ziele und Anforderungen
Lege vor Projektbeginn fest, welche Probleme die neue Lösung beheben und welche Ergebnisse sie erzielen soll. Unterscheide dabei zwischen unverzichtbaren Anforderungen und Funktionen, die auch zu einem späteren Zeitpunkt umgesetzt werden können. So lassen sich Umfang, Budget und Zeitplan realistisch planen.
2. Bestimme feste Ansprechpartner:innen
Benenne sowohl in deinem Unternehmen als auch aufseiten der Implementierungspartner:in feste Kontaktpersonen. Klare Zuständigkeiten beschleunigen Entscheidungen und verhindern, dass wichtige Informationen verloren gehen. Beziehe außerdem Mitarbeiter:innen aus allen betroffenen Bereichen frühzeitig ein.
3. Kommuniziere regelmäßig und offen
Vereinbare feste Termine, in denen ihr Fortschritte, offene Fragen und mögliche Probleme besprecht. Sprich Schwierigkeiten frühzeitig an und teile Änderungen in deinen Anforderungen transparent mit. Eine zentrale Dokumentation sorgt dafür, dass alle Beteiligten auf demselben Stand bleiben.
4. Plane ausreichend Zeit für Tests und Schulungen ein
Teste die neue Lösung unter möglichst realistischen Bedingungen, bevor sie vollständig eingeführt wird. Berücksichtige dabei auch Sonderfälle und das Zusammenspiel mit bestehenden Systemen. Schulungen helfen deinen Mitarbeiter:innen zudem, die neuen Funktionen sicher anzuwenden und Veränderungen besser anzunehmen.
5. Denke über den Systemstart hinaus
Kläre frühzeitig, wie Support, Wartung und Optimierungen nach der Einführung organisiert werden. Dokumentiere wichtige Entscheidungen und Prozesse, damit dein Team die Lösung langfristig selbstständig nutzen und gemeinsam mit den Implementierungspartner:innen weiterentwickeln kann.
Fazit: Mit den richtigen Partner:innen erfolgreich implementieren
Implementierungspartner:innen unterstützen dich dabei, neue Software fachgerecht einzuführen, in bestehende Systeme zu integrieren und an die Prozesse deines Unternehmens anzupassen. Dadurch kann dein Team entlastet, das Projektrisiko reduziert und die Grundlage für eine langfristig nutzbare Lösung geschaffen werden.
Nimm dir deshalb ausreichend Zeit für die Auswahl und achte neben Fachwissen und Erfahrung auch auf transparente Leistungen, eine offene Kommunikation und zuverlässigen Support. Mit klaren Zielen, geregelten Verantwortlichkeiten und einer partnerschaftlichen Zusammenarbeit stehen die Chancen gut, dass dein Implementierungsprojekt zum Erfolg wird.
