Inventurdifferenz: Ursachen, Folgen und Vermeidung

Stimmt der Bestand in deinem Warenwirtschafts- oder Shopsystem nicht mit den Produkten überein, die tatsächlich im Lager liegen, besteht eine Inventurdifferenz. Solche Abweichungen können bei der jährlichen Inventur auffallen, aber auch mitten im Tagesgeschäft – etwa wenn ein vermeintlich verfügbares Produkt bei der Kommissionierung nicht auffindbar ist.

Für Handels- und E-Commerce-Unternehmen sind korrekte Bestände besonders wichtig. Falsche Bestandsdaten können dazu führen, dass du nicht vorhandene Ware verkaufst, tatsächlich verfügbare Produkte als ausverkauft anzeigst oder falsche Einkaufsentscheidungen triffst. In diesem Beitrag erfährst du, wie diese Differenzen entstehen, welche Folgen sie haben können, wie du bei festgestellten Abweichungen vorgehst und mit welchen Maßnahmen du sie künftig möglichst vermeidest.

Wie entstehen Inventurdifferenzen?

Inventurdifferenzen haben nicht immer eine einzige Ursache. Häufig entstehen sie durch eine Kombination aus menschlichen Fehlern, unvollständig dokumentierten Warenbewegungen und Problemen bei der Lagerorganisation.

Fehler beim Wareneingang

Inventurdifferenzen können bereits entstehen, wenn neue Ware geliefert wird. Wird eine Lieferung nicht vollständig gezählt oder eine falsche Menge eingebucht, startet dein Bestandssystem mit einem falschen Wert.

Auch falsche Lieferungen können eine Rolle spielen. Werden beispielsweise 50 Stück bestellt und im System verbucht, tatsächlich aber nur 48 Stück geliefert, entsteht eine Differenz, wenn der Wareneingang nicht kontrolliert wird.

Nicht erfasste Warenbewegungen

Jede Ware, die das Lager verlässt oder innerhalb des Unternehmens bewegt wird, sollte korrekt dokumentiert werden. Dazu gehören nicht nur Verkäufe, sondern beispielsweise auch:

• Muster und Werbegeschenke
• beschädigte oder aussortierte Produkte
• interne Entnahmen
• Umlagerungen
• Retouren
• Ersatzlieferungen

Wird eine solche Bewegung nicht erfasst, verändert sich der physische Bestand, während der Systembestand gleich bleibt.

Fehler bei Kommissionierung und Versand

Auch beim Fulfillment können Inventurdifferenzen entstehen. Wird die falsche Produktvariante verschickt oder eine andere Stückzahl versendet als im System verbucht, stimmen physischer und digitaler Bestand anschließend nicht mehr überein.

Besonders bei Produkten mit vielen ähnlichen Varianten können unklare Produktkennzeichnungen oder falsch zugeordnete SKUs solche Fehler begünstigen.

Retouren werden falsch verarbeitet

Retouren sind eine weitere mögliche Fehlerquelle im E-Commerce. Eine zurückgesendete Ware sollte nur dann wieder als verfügbarer Bestand erfasst werden, wenn sie tatsächlich eingegangen und erneut verkaufbar ist.

Ist ein zurückgesendetes Produkt beschädigt, fehlt ein Bestandteil oder befindet es sich noch im Retourenprozess, kann eine zu frühe Bestandskorrektur dazu führen, dass dein Shop Ware als verfügbar anzeigt, die noch nicht verkauft werden kann.

Beschädigung, Verderb und Schwund

Produkte können beschädigt werden, verderben oder verloren gehen. Auch Diebstahl kann zu Minderbeständen führen.

Problematisch werden diese Vorgänge für die Bestandsführung vor allem dann, wenn die betroffenen Produkte zwar physisch nicht mehr verfügbar sind, aber nicht aus dem Bestand ausgebucht werden.

Falsche Lagerorte

Nicht jede vermeintlich fehlende Ware ist tatsächlich verschwunden. Produkte können versehentlich im falschen Regal, Lagerbereich oder an einem anderen Standort liegen.

Wird eine Umlagerung nicht dokumentiert, zeigt das System möglicherweise den richtigen Gesamtbestand, aber den falschen Standort an. Bei der Inventur eines einzelnen Lagers entsteht dadurch zunächst trotzdem eine Differenz.

Fehler bei der Inventur

Auch die Bestandsaufnahme selbst kann Ursache einer Inventurdifferenz sein. Produkte können doppelt gezählt, übersehen oder einer falschen Variante zugeordnet werden. Gerade bei großen Sortimenten erhöhen unübersichtliche Lagerplätze und ähnliche Produktbezeichnungen das Fehlerrisiko.

In diesem Video (auf Englisch) stellen wir dir Möglichkeiten vor, wie du dein Inventar tracken kannst: 

Welche Folgen können Inventurdifferenzen haben?

Eine einzelne kleine Abweichung muss den Geschäftsbetrieb nicht unmittelbar beeinträchtigen. Häufen sich Inventurdifferenzen jedoch, werden Bestandsdaten als Entscheidungsgrundlage zunehmend unzuverlässig.

Im E-Commerce können daraus verschiedene Probleme entstehen.

Ist dein Systembestand höher als dein tatsächlicher Bestand, können Kund:innen Produkte bestellen, die physisch nicht mehr vorhanden sind. Die Folge können Verzögerungen, Ersatzlieferungen oder Stornierungen sein.

Ist dein Systembestand dagegen niedriger als der tatsächliche Bestand, können verfügbare Produkte im Onlineshop als ausverkauft erscheinen. Dadurch entgehen dir möglicherweise Verkäufe, obwohl die Ware eigentlich vorhanden wäre.

Weitere mögliche Folgen sind:

• unnötige Nachbestellungen
• zu hohe Lagerbestände
• zusätzlicher Aufwand bei der Produktsuche
• Verzögerungen bei der Auftragsabwicklung
• ungenaue Bedarfs- und Absatzplanung
• höhere Lager- und Prozesskosten
• falsche Bestandsbewertungen

Bestandsgenauigkeit betrifft damit nicht nur dein Lager. Sie wirkt sich auch auf Einkauf, Fulfillment, Buchhaltung und das Einkaufserlebnis deiner Kund:innen aus.

Warum sind Inventurdifferenzen im E-Commerce besonders relevant?

Onlinehändler:innen arbeiten häufig mit mehreren miteinander verbundenen Prozessen. Verkäufe verändern den Bestand, Retouren erhöhen ihn unter bestimmten Voraussetzungen wieder und Waren können zwischen unterschiedlichen Standorten bewegt werden.

Verkaufst du zusätzlich über ein Ladengeschäft, Pop-up-Stores oder weitere Vertriebskanäle, greifen mehrere Verkaufspunkte auf denselben Bestand zu. Werden Bestandsveränderungen nicht zuverlässig zwischen diesen Bereichen übertragen, können schnell unterschiedliche Bestandsstände entstehen.

Besonders wichtig sind deshalb konsistente Prozesse bei:

• Wareneingängen
• Onlinebestellungen
• stationären Verkäufen
• Retouren
• Stornierungen
• Lagertransfers
• beschädigter Ware
• manuellen Bestandsanpassungen

Shopify kann Inventar für Produkte und Varianten verfolgen und Bestände unterschiedlichen Standorten zuordnen. Außerdem lässt sich der Verlauf von Inventaranpassungen einsehen. Bei der Nutzung von Shopify POS können Bestände ebenfalls verfolgt, gezählt und angepasst werden.

Eine zentrale Bestandsführung reduziert zwar mögliche Fehlerquellen, ersetzt jedoch keine sauberen Lager- und Kontrollprozesse. Stimmen die eingegebenen oder gescannten Daten nicht, kann auch ein digitales System einen falschen Bestand weiterführen.

Was solltest du bei einer Inventurdifferenz tun?

Eine festgestellte Differenz einfach im System auszugleichen, behebt zwar den falschen Bestandswert, aber nicht zwangsläufig seine Ursache. Ein strukturierter Prüfprozess hilft dir dabei, wiederkehrende Fehler zu vermeiden.

1. Prüfe den betroffenen Bestand erneut

Zähle das betroffene Produkt noch einmal, bevor du eine Anpassung vornimmst. Kontrolliere dabei nicht nur den vorgesehenen Lagerplatz, sondern auch angrenzende Bereiche und mögliche alternative Standorte.

2. Kontrolliere ähnliche Produkte und Varianten

Prüfe, ob ein Produkt möglicherweise unter einer falschen SKU, Variante oder Artikelnummer abgelegt wurde. Besonders ähnliche Größen, Farben oder Ausführungen können bei der Kommissionierung oder Inventur verwechselt werden.

3. Verfolge die letzten Warenbewegungen

Kontrolliere die jüngsten Vorgänge für den betroffenen Artikel. Dazu können Verkäufe, Wareneingänge, Retouren, Stornierungen, Umlagerungen oder Bestandsanpassungen gehören.

Auf diese Weise lässt sich häufig nachvollziehen, wann die Abweichung entstanden ist.

4. Ermittle die Ursache

Unterscheide zwischen einem einmaligen Fehler und einem Prozessproblem. Eine einzelne falsche Eingabe lässt sich schnell korrigieren. Treten ähnliche Differenzen regelmäßig auf, kann dagegen ein grundsätzlicher Fehler im Wareneingang, bei der Lagerung oder im Fulfillment dahinterstecken.

5. Korrigiere den Bestand

Steht der tatsächliche Bestand fest, sollte der erfasste Bestand entsprechend angepasst werden. Dadurch stimmen deine Bestandsdaten wieder mit der physischen Warenmenge überein.

6. Dokumentiere die Anpassung

Halte fest, wann die Differenz festgestellt wurde, wie groß sie war und welche Ursache ermittelt werden konnte. Auch die vorgenommene Korrektur sollte nachvollziehbar sein.

Eine solche Dokumentation hilft dir, Muster zu erkennen. Häufen sich Differenzen beispielsweise bei einer bestimmten Produktgruppe oder nach Lagertransfers, kannst du gezielt den entsprechenden Prozess untersuchen.

Wie kannst du Inventurdifferenzen vermeiden?

Vollständig ausschließen lassen sich Bestandsabweichungen in der Praxis kaum. Mit klaren Prozessen und regelmäßigen Kontrollen kannst du ihre Häufigkeit jedoch reduzieren.

Dokumentiere Warenbewegungen konsequent

Nicht nur klassische Ein- und Verkäufe verändern den Bestand. Lege deshalb fest, wie Retouren, Beschädigungen, Muster, interne Entnahmen und Umlagerungen erfasst werden.

Je weniger Warenbewegungen außerhalb deines Bestandssystems stattfinden, desto leichter bleibt der tatsächliche Bestand nachvollziehbar.

Sorge für eindeutige Produktkennzeichnungen

Klare SKUs, Barcodes und Lagerplätze reduzieren Verwechslungen. Das ist besonders hilfreich, wenn dein Sortiment viele ähnliche Varianten umfasst.

Barcode-Scanner können außerdem manuelle Eingaben reduzieren und Warenbewegungen direkt mit dem jeweiligen Produkt verknüpfen.

Standardisiere Wareneingang und Fulfillment

Definiere feste Abläufe dafür, wie Lieferungen geprüft, Produkte eingelagert, Bestellungen kommissioniert und Retouren bearbeitet werden.

Beim Wareneingang sollten beispielsweise tatsächlich gelieferte Mengen mit den erwarteten Mengen abgeglichen werden, bevor sie als verfügbarer Bestand erfasst werden.

Führe regelmäßige Bestandskontrollen durch

Du musst nicht auf eine umfassende Inventur warten, um Fehler zu entdecken. Beim sogenannten Cycle Counting werden regelmäßig ausgewählte Teile des Bestands kontrolliert.

Du kannst beispielsweise bestimmte Produktgruppen, Lagerbereiche oder besonders wertvolle beziehungsweise häufig verkaufte Artikel wöchentlich oder monatlich zählen. Dadurch fallen Differenzen früher auf und der Zeitraum für die Ursachenanalyse bleibt überschaubar.

Halte Bestände über Standorte hinweg aktuell

Wenn du Produkte an mehreren Orten lagerst oder sowohl online als auch stationär verkaufst, sollte jede Warenbewegung dem richtigen Standort zugeordnet werden.

In Shopify kannst du Inventar verschiedenen Standorten zuweisen und deren Bestände separat verwalten. Verkäufe über Shopify POS aktualisieren den Bestand des ausgewählten Standorts. So lassen sich Online- und stationäre Bestandsprozesse innerhalb derselben Plattform abbilden.

Schule Mitarbeitende in den Bestandsprozessen

Technische Systeme helfen nur dann, wenn die zugrunde liegenden Prozesse konsequent eingehalten werden. Mitarbeitende sollten deshalb wissen, wann und wie Warenbewegungen erfasst werden und wie mit beschädigten Produkten, Retouren oder Bestandsfehlern umzugehen ist.

Wichtig ist außerdem ein transparenter Umgang mit Fehlern. Je früher eine falsche Buchung oder ein nicht dokumentierter Vorgang gemeldet wird, desto leichter lässt sich die Ursache einer Differenz nachvollziehen.

Wie werden Inventurdifferenzen buchhalterisch behandelt?

Wird bei einer Inventur festgestellt, dass der tatsächliche Bestand vom Buchbestand abweicht, muss diese Abweichung in der Buchhaltung berücksichtigt werden. Für die Bestandsbewertung ist grundsätzlich der tatsächlich festgestellte Bestand relevant.

Ein Minderbestand kann sich als Aufwand beziehungsweise Verlust auswirken, während ein Mehrbestand zu einer entsprechenden Bestandskorrektur führen kann. Wie eine Inventurdifferenz konkret gebucht wird, hängt unter anderem von der Ursache, der Art des Bestands und dem verwendeten Kontenrahmen ab.

Lässt sich die Differenz auf eine fehlerhafte oder fehlende Buchung zurückführen, kann zunächst dieser Vorgang korrigiert werden. Bleibt die Ursache ungeklärt, muss der Buchbestand entsprechend dem festgestellten Bestand angepasst werden.

Für die konkrete buchhalterische und steuerliche Behandlung sind die individuellen Umstände deines Unternehmens entscheidend.

Fazit: Inventurdifferenzen früh erkennen und Ursachen beheben

Inventurdifferenzen zeigen, dass der erfasste Sollbestand und der tatsächlich vorhandene Istbestand nicht übereinstimmen. Gründe dafür reichen von Fehlzählungen und falsch erfassten Wareneingängen über Retouren und Versandfehler bis zu Beschädigung, Schwund oder nicht dokumentierten Umlagerungen.

Für E-Commerce-Unternehmen sind genaue Bestandsdaten besonders wichtig, weil sie unmittelbar beeinflussen, welche Produkte Kund:innen bestellen können. Regelmäßige Bestandskontrollen, klare Lagerprozesse, eindeutige Produktkennzeichnungen und eine zentrale Bestandsverwaltung helfen dabei, Abweichungen früh zu erkennen.

Tritt eine Inventurdifferenz auf, sollte deshalb nicht nur der Bestand korrigiert werden. Entscheidend ist, die zugrunde liegende Ursache zu identifizieren und den betroffenen Prozess so anzupassen, dass derselbe Fehler möglichst nicht erneut entsteht.