Céges telefonszám: minden, amit tudni érdemes

Az sms-ek, e-mailek és chatbotok mindent elárasztó világában az ügyfelek számára valósággal felüdülést jelenthet, ha felvehetik a telefont, és közvetlenül felhívhatnak egy vállalkozást. Ezt kihasználhatod, ha létrehozol egy saját üzleti telefonszámot. Ráadásul így a személyes számod is diszkréten a háttérben maradhat.

Egy céges telefonvonal beállítása meglehetősen egyszerű folyamat, de több lehetőség közül is választhatsz, attól függően, mekkora a céged, és pontosan mire szeretnéd használni. Vágjunk is bele.

Miért érdemes céges telefonszámmal (is) rendelkezni

Egy dedikált céges telefonszám hasznos eszköz lehet, ha kisvállalkozást vagy e-kereskedelmi üzletet vezetsz.

Íme néhány a legfontosabb okok közül, amiért érdemes létrehoznod egyet:

• Rendszerezettebbé teszi az üzleti kommunikációt. Ha külön üzleti számot állítasz be, elkülönítheted a személyes hívásaidat, így nem kell a postaládádban kutakodnod a munkával kapcsolatos üzenetek után.

• Megvédi a személyes számod magánjellegét. Bár csábító lehet egy meglévő telefonvonalat, például a személyes mobilszámodat használni, egy külön céges szám beállítása segít megőrizni a magánéleted és a biztonságod.

• Professzionálissá teszi az ügyfelekkel folytatott kommunikációt. Egy dedikált céges szám profi képet sugároz, és lehetővé teszi, hogy cégspecifikus automatikus válaszokat és hangposta-üdvözlőüzeneteket állíts be.

• Hozzáférést biztosít a munkatársaidnak. Ha kisvállalkozó vagy, és több alkalmazottad van, nem bölcs dolog (és nem is lehetséges) a személyes telefonszámodról vezetni a vállalkozást. Egy külön cége szám azt jelenti, hogy az egész cég egy dedikált kapcsolattartási ponton keresztül férhet hozzá az ügyfelekhez, és léphet velük kapcsolatba.

• Együtt nő a vállalkozásoddal. Egy dedikált szám beállítása azt jelenti, hogy a cég növekedésével is tovább használhatod, ahelyett, hogy később váltogatnod kellene.

A céges telefonszámok típusai

• Helyi telefonszámok
• Virtuális telefonszámok
• Ingyenesen hívható telefonszámok
• Telefonos menürendszerek
• DID-számok
• Egyedi telefonszámok

Ahogyan többféle telefon létezik, úgy több különböző típusú üzleti telefonszám is van. Az, hogy melyiket választod, a költségvetésedtől és a tervezett felhasználástól függ:

Helyi telefonszámok

Ahogy a neve is sugallja, egy helyi, vezetékes céges telefonszám egy adott helyhez kötött szám. Ezek a helyi körzetszámot tartalmazó számok kiválóak fizikai üzletek, éttermek és számos szolgáltatás számára, mint például a lakástakarítás, az építőipar, a rendezvényszervezés, az esküvői szolgáltatások és sok más - minden olyan vállalkozásnak, amely helyi jelenléttel bír. Bár a helyi szám nagyszerű megoldás a helyi cégek számára, kevésbé válhat be, ha elsősorban online értékesítesz, és az egész országból, sőt akár külföldről is fogadsz hívásokat.

Virtuális telefonszámok

A virtuális telefonszámok, más néven VoIP (Voice over Internet Protocol), internetalapú telefonszámok, amelyek nem kötődnek konkrét fizikai helyhez vagy eszközhöz. Bár a hívók számára ugyanúgy működnek, mint egy hagyományos telefonszám, a vállalkozás tulajdonosaként te elsősorban online, egy szolgáltatón keresztül férsz hozzá a virtuális telefonszolgáltatásodhoz. Ennek egy népszerű és egyszerű változata a Google Voice, amellyel telefonszámot állíthatsz be. Hasonlóan működik, mint egy e-mail-cím, de lehetővé teszi, hogy az ügyfelek hívjanak, sms-t küldjenek és hangüzenetet hagyjanak.

Ingyenesen hívható számok

Az ingyenesen hívható telefonszámok jellemzően valamilyen díjmentes körzetszámmal kezdődnek. A távolsági hívások díjazásának idején ezeket a számokat ingyen lehetett hívni. Bár manapság a legtöbben már nem találkoznak távolsági díjakkal, ezek a számok továbbra is ingyenesen hívhatók, és leginkább azoknak a cégeknek felelnek meg, amelyek országos szintű márkaként szeretnék meghatározni magukat.

Telefonos menürendszerek

A fejlettebb üzleti telefonrendszerekhez az olyan szolgáltatások, mint például a Twilio lehetőséget kínálnak egy telefonos menü (vagy hívásmenü) beállítására, amelyben a hívó szóbeli parancsokkal vagy gombnyomásokkal navigálhat (pl. „Az ügyfélszolgálathoz nyomja meg az 1-es gombot"; „A nyitvatartási időért nyomja meg a 2-es gombot."). Egy ilyen virtuális telefonrendszer beállítása kissé bonyolult lehet, de lehetővé teszi, hogy szűrd a hívások bizonyos típusait, válaszokat kínálj a gyakori kérdésekre, vagy a hívókat a megfelelő részlegekhez irányítsd.

DID-számok

Ha olyan céged van, amely több részlegből és alkalmazottból áll, a közvetlen befelé tárcsázás (directed inward dialing, DID) lehetővé teszi, hogy a hívók közvetlenül elérjenek valakit anélkül, hogy egy menüben kellene navigálniuk. Ehelyett az egyes személyek vagy részlegek különálló számokat vagy mellékeket állíthatnak be, így a hívók közvetlenül elérhetik őket.

Egyedi telefonszámok

Az egyedi telefonszám olyan szám, amely a telefonon található alfanumerikus kódot használja fel egy szó vagy cégnév kirakására. Például: 1-800-JO-PIZZA. Egy ilyen egyedi szám remek marketinglehetőség lehet, és az ügyfelek különösen könnyen megjegyezhetik, így nem kell minden alkalommal utánanézniük, amikor telefonálni szeretnének.

Hogyan szerezz céges telefonszámot

1. Mérd fel az igényeidet és a költségvetésedet
2. Válassz szolgáltatót vagy szolgáltatást
3. Állítsd be a telefonszámodat és a fiókodat
4. Tedd közzé a számodat

Így állíthatod be a saját céges telefonszámodat:

1. Mérd fel az igényeidet és a költségvetésedet

Az, hogy milyen típusú céges telefonszámot választasz, teljes mértékben a vállalkozásod méretétől és a költségvetésedtől függ. Van egy tucatnyi alkalmazottad, akiknek sok bejövő hívást kell kezelniük? Vagy csak alkalomadtán érkezik ügyfélszolgálati hívás? És mennyi pénzt tudsz a szolgáltatásra fordítani? Ezekre a kérdésekre kell választ adnod, mielőtt eldöntheted, mi a helyes választás.

2. Válassz szolgáltatót vagy szolgáltatást

Ha nagy céget tervezel működtetni több részleggel, alkalmazottal vagy telephellyel, érdemes megfontolnod, hogy egy nagyobb telefonszolgáltató szolgáltatásait veszed igénybe, például:

• Twilio. A Twilio tízjegyű hosszú kódokat, ingyenesen hívható számokat, rövid kódokat, egyedi telefonszámokat és országos számokat kínál. A fizetés-a-használat-után csomagok az ingyenes próbaidőszak lejárta után percenként 1,4 centtől (kb. 5 forint) indulnak.

• Grasshopper. A Grasshopper ingyenesen hívható számokat, helyi számokat és egyedi telefonszámokat kínál, vagy ingyenesen átviheted a meglévő számodat. A csomagok havi 18 USD-től (kb. 5000 Ft) indulnak, és korlátlan üzleti sms-küldést, hívásátirányítást és híváskimutatásokat tartalmaznak.

• Hagyományos telefontársaság. Attól függően, hogy hol található a vállalkozásod, üzleti vonalakat szerezhetsz olyan cégektől, mint például a One, a Yettel és a Telekom. A csomagok gyakran más funkciókkal, mint például korlátlan sms-küldéssel és Wi-Fi-vel együtt érkeznek, de a legalacsonyabb vonalankénti árhoz gyakran több céges számra kell előfizetned.

A fentebb említett megoldások mellett a kisvállalkozások és a vállalkozók használhatnak egy ingyenes szolgáltatást is, mint például a Google Voice, amelyet összekapcsolhatsz a Google-fiókoddal, és online futtathatsz. A Google Voice segítségével hívásátirányítást is beállíthatsz a mobiltelefonodra. Bár ez nem segít elkülöníteni a munkádat a magánéletedtől, biztosítja a diszkréciót, és külön számot ad a megrendelőidnek és ügyfeleidnek, amelyet hívhatnak.

3. Állítsd be a telefonszámodat és a fiókodat

Miután kiválasztottad a szolgáltatót, ki kell választanod egy telefonszámot, és be kell állítanod a fiókodat. Az egyszerűbb vonalaknál, mint például a Google Voice-számoknál, ez főként a hangposta-üzeneted beállítását jelenti, valamint annak eldöntését, hogy szeretnéd-e a hívásokat és sms-eket a személyes számodra átirányítani, vagy a hangposta-üzeneteket e-mailként továbbítani. Egy teljes telefonos menü esetében egy olyan cégen keresztül, mint a Twilio, ez némi betanulást igényelhet.

4. Tedd közzé a számodat

Miután beállítottad a céges számodat, már csak közzé kell tenned, hogy hívásokat fogadhass. Fontos, hogy a számodat közzétedd a vállalkozásod weboldalán, az e-kereskedelmi üzletedben, a közösségi média fiókjaidban, az e-mailmarketing-kampányaidban, sőt akár a helyi cégjegyzékekben is, hogy az emberek tudják, hogyan találhatnak meg. A számot elkezdheted a névjegykártyáidra is felvezetni, és ha e-kereskedelmi üzletet vezetsz, ezeket a névjegykártyákat minden csomagba beleteheted, hogy az ügyfelek tudják, hogyan léphetnek kapcsolatba veled.