Come creare una ricevuta di pagamento cartacea e digitale

Quando un cliente acquista un articolo, è importante sapere come creare una ricevuta di pagamento. Una ricevuta di vendita costituisce la prova d’acquisto e viene registrata per garantire l’accuratezza dell’inventario.

Al momento della dichiarazione dei redditi, le ricevute relative alle spese aziendali documentano le spese detraibili. Le ricevute sono utili anche perché accelerano la gestione dei resi.

Indipendentemente dal tipo, le ricevute sono fondamentali per mantenere registrazioni accurate e monitorare il successo della tua attività. Scopri cosa deve comprendere questo documento e come creare le ricevute di pagamento e personalizzarle su Shopify.

Cos'è una ricevuta di pagamento?

Una ricevuta è un documento cartaceo o elettronico che attesta una transazione commerciale, che funge da prova d'acquisto. Dimostra che un cliente ha acquistato articoli o servizi, mostra il loro prezzo e conferma che il commerciante ha fornito il prodotto. Altri dettagli della ricevuta possono includere la data e l'ora della transazione, le imposte, eventuali sconti e il metodo di pagamento.

In questo modo, i clienti possono verificare prezzi e importi pagati, mentre l'attività può tracciare vendite, resi e inventario in modo più preciso.

Perché le ricevute sono importanti?

Le ricevute di vendita documentano le transazioni, aiutandoti a comprendere il volume delle vendite della tua attività. Il sistema POS che scegli determinerà se puoi offrire sia ricevute fisiche che digitali ai tuoi clienti.

Sono necessarie per diversi motivi:

• Resi e cambi. Le ricevute facilitano l'emissione di resi o cambi. Se un cliente tenta di effettuare un reso valido senza ricevuta e non ottiene il rimborso, potresti perderlo definitivamente. Molte esperienze di acquisto positive dipendono da questa pratica e procedura basilari.
• Monitoraggio delle vendite. Le ricevute tracciano quali prodotti o servizi i tuoi clienti acquistano più frequentemente. Questi dati ti aiutano a personalizzare le offerte della tua attività per soddisfare al meglio il tuo mercato target.
• Dimensione del carrello. La dimensione del carrello indica quanti articoli di un prodotto specifico vendi. Da questo dato puoi valutare quali prodotti generano il maggior fatturato e puntare su di essi nelle tue campagne di marketing.
• Contabilità. Le ricevute aiutano a documentare le vendite e i ricavi aziendali per il conto economico.
• Tasse aziendali. Se l'Agenzia delle Entrate controlla la tua attività, vorrà vedere le tue ricevute per le transazioni. Le copie delle ricevute emesse ai clienti dimostrano quanto denaro ha incassato la tua attività e quando. Le ricevute documentano anche le imposte sulle vendite pagate da un cliente nella transazione, previste su tutto il territorio italiano. Una ricevuta dovrebbe specificare chiaramente le tasse pagate come voce separata.

Quando emettere una ricevuta

Le ricevute non servono solo al momento di una vendita standard. Ci sono diversi casi in cui il tuo staff può stamparle o inviarle in formato digitale.

Durante vendite e servizi ordinari

• Al checkout, non appena il cliente paga, sia in negozio sia online.
• Se offri installazioni, lavori su misura o servizi personalizzati, consegna una ricevuta quando il lavoro è completato e il pagamento è stato ricevuto.

Acconti e pagamenti parziali

• Se un cliente versa un acconto o paga solo una parte dell'importo, emetti una ricevuta subito. Aiuta a evitare dubbi su quanto sia già stato pagato e su quanto resti da saldare.
• Quando un pagamento rateale o frazionato viene completato, emetti una ricevuta finale che mostri l'importo totale pagato.

Resi e cambi

• Per un reso, fornisci una ricevuta che mostri l'importo rimborsato, il metodo di pagamento e la data. È utile per proteggere la tua attività da eventuali contestazioni.
• Per un cambio, emetti una ricevuta che indichi l'articolo restituito, quello consegnato al cliente e l'eventuale differenza pagata, rimborsata o trasformata in credito negozio.

Ricevuta e fattura: differenze principali

Una fattura è una richiesta di pagamento, mentre una ricevuta conferma che un pagamento è stato effettuato.

Di solito invii una fattura prima di ricevere il denaro, anche se in Italia esiste la possibilità di emettere fatture differite relative a operazioni già effettuate. La fattura indica al cliente quanto deve pagare, per cosa e con quali termini. Dopo il pagamento, la ricevuta diventa la prova ufficiale che la transazione è stata completata.

Molte aziende che vendono ad altre aziende utilizzano sia ricevute sia fatture. Le aziende e i fornitori stipulano un contratto che specifica in dettaglio i servizi da fornire e concordano un piano di pagamento.

Una volta che i servizi sono stati approvati dall’azienda, il fornitore emette una fattura che l’azienda può pagare a 30 giorni netto, o secondo quanto concordato nel contratto. L’azienda dovrà inoltre consegnare entrambi i documenti al proprio reparto contabilità per ottenere l’approvazione del pagamento e dimostrare di aver speso il denaro.

Cosa devo includere in una ricevuta?

Puoi aspettarti di trovare una varietà di informazioni su una ricevuta, come ad esempio:

• Dettagli dell'azienda. Informazioni di contatto della tua attività, come nome dell'azienda, indirizzo, numero di telefono e indirizzo email.
• Informazioni sull'acquisto. Le informazioni sull'acquisto descrivono il prodotto o servizio, il codice di inventario SKU e la quantità di articoli acquistati.
• Dettagli di pagamento. Le tue ricevute dovrebbero specificare i prezzi totali, l'importo dovuto per l'acquisto e il metodo di pagamento del cliente.
• Dettagli della data di acquisto. Includono la data di acquisto, l'ora e, a volte, il nome del collaboratore (o numero del dipendente) che ha servito il cliente.
• Numero di ricevuta. Un numero di ricevuta è l'identificatore unico associato all'acquisto. Alcuni commercianti preferiscono che i loro numeri di ricevuta inizino in modo sequenziale durante una giornata lavorativa o settimana.
• Subtotale al netto delle imposte. Mostrare il subtotale aiuta a distinguere il valore dei prodotti o servizi dagli importi fiscali applicati.
• Importo e aliquota delle imposte, se applicabili. La ricevuta dovrebbe indicare in modo chiaro cosa è stato venduto, quali importi sono soggetti a imposta e quali imposte sono state applicate.
• Informazioni sugli sconti, se presenti. Se è stato usato un codice sconto o una promozione, riportarlo sulla ricevuta facilita la riconciliazione del prezzo finale.
• Riepilogo della politica di reso. Puoi aggiungere nel footer una breve nota con la finestra temporale per i resi e le condizioni principali, così il cliente sa dove trovare le informazioni se ne avrà bisogno.
• Numero d'ordine o riferimento d'acquisto. Per clienti B2B o ordini aziendali, un numero d'ordine o un riferimento interno può aiutare il team contabile a registrare correttamente la spesa.

Tieni presente che devi troncare le informazioni della carta di credito in modo che i numeri completi delle carte di credito non possano essere visualizzati su una ricevuta. Anche le date di scadenza delle carte di credito e di debito devono essere nascoste. Queste informazioni del cliente sono sensibili e devono essere gestite con attenzione per proteggerle da frodi informatiche.

Verifica le aliquote fiscali e le regole di esenzione degli articoli per comprenderne l'impatto sulla tua attività.

Tipi di ricevute per attività ecommerce

Nell'ecommerce puoi emettere ricevute in diversi momenti, ad esempio quando un pagamento viene acquisito, un rimborso viene elaborato o un abbonamento si rinnova.

Poiché non stai consegnando al cliente un documento cartaceo, le ricevute digitali devono essere particolarmente chiare e affidabili. Di solito arrivano via email, dove possono facilmente perdersi tra molti altri messaggi.

I tipi più comuni di ricevute ecommerce sono:

• Conferma d'ordine. Viene inviata subito dopo il checkout per confermare che il pagamento è stato ricevuto e che il cliente riceverà l'ordine.
• Ricevuta di rimborso. Se il cliente richiede un rimborso online, questa ricevuta conferma che il reso è stato accettato e che il denaro verrà rimborsato. È utile indicare che la banca o il circuito di pagamento potrebbero impiegare alcuni giorni per completare l'accredito.
• Ricevuta di rinnovo. Per abbonamenti o ordini ricorrenti, invia una nuova ricevuta ogni volta che viene effettuato un addebito.
• Ricevuta per prodotto digitale. Serve anche come punto di accesso dopo l'acquisto di un prodotto digitale, come un modello, un corso o un ebook. Conferma il pagamento e può includere istruzioni di download o accesso.

Per mantenere ordinata la contabilità e offrire una buona esperienza al cliente, le ricevute digitali dovrebbero includere:

• Un numero d'ordine che rimanga invariato, anche se l'ordine viene modificato.
• Totali dettagliati per prezzo, spedizione e imposte.
• Il metodo di pagamento usato, ad esempio carta o wallet digitale.

Come creare una ricevuta di pagamento digitale

Una ricevuta digitale è una prova d'acquisto elettronica inviata via email o SMS. È comoda perché riduce il rischio di smarrimento rispetto alla carta e può aiutarti a collegare l'acquisto a un profilo cliente, sempre nel rispetto delle regole sulla privacy e sul consenso marketing.

In un mercato in crescita, i rivenditori utilizzano le ricevute digitali perché sono più pratiche rispetto a quelle cartacee (che spesso vanno perse). Inoltre, consentono di raccogliere dati sui clienti per future attività di retargeting e sono fondamentali per aiutare la tua azienda a eliminare l’uso della carta.

1. Trova un modello standard di ricevuta di vendita
2. Aggiungi le informazioni di vendita
3. Consegna la ricevuta al tuo cliente

1. Trova un modello standard di ricevuta di vendita

Se utilizzi un generatore di ricevute online gratuito o crei il tuo modello, aggiungere le informazioni aziendali al tuo modello può farti risparmiare tempo in futuro. Un generatore di ricevute è un modo semplice ed economico per emettere rapidamente e facilmente ricevute. Inoltre, se hai molti SKU, può farti risparmiare tempo.

Utilizza software come Microsoft Word, Microsoft Excel e Canva per ottenere un modello di ricevuta che puoi personalizzare ogni volta che emetti una ricevuta.

Oppure, se sei un merchant Shopify, personalizza il tuo modello di ricevuta digitale andando su “POS” nella sezione Canali di vendita nel tuo pannello di controllo di Shopify. Clicca su “Personalizza ricevuta” e utilizza le funzionalità di design per aggiungere il tuo logo, cambiare l'intestazione e aggiungere ulteriori informazioni sugli ordini.

2. Aggiungi informazioni di vendita

Al momento della vendita, aggiungi le informazioni variabili a una ricevuta, come il totale dovuto, il numero di articoli venduti, gli SKU e le informazioni sulla carta per le vendite con carta di credito o debito. Per tua comodità e per fini contabili, è anche una buona idea includere un numero di ricevuta o fattura per aiutarti a tenere traccia della vendita. Shopify POS può aggiungere queste informazioni automaticamente.

3. Consegna la ricevuta al tuo cliente

Devi fornire al tuo cliente una copia, a meno che non la voglia. La soluzione migliore è inviare la ricevuta digitale via email o SMS, cosa che puoi fare direttamente dal tuo sistema POS Shopify.

Le ricevute digitali trasformano una transazione singola in un'opportunità di relazione. Al checkout, il cliente può scegliere di ricevere la ricevuta via email o SMS, e questa scelta può aiutarti ad associare l'acquisto a un profilo cliente.

Consiglio: Le ricevute digitali rappresentano un modo semplice per acquisire gli indirizzi email dei clienti al momento del pagamento. Shopify può associare questi dati agli account Shop Pay per arricchire le informazioni di cui disponi sui clienti e offrire esperienze omnicanale su larga scala.

Come creare una ricevuta di pagamento cartacea dal tuo POS

Preferisci emettere ricevute fisiche? Ogni dispositivo POS avrà metodi leggermente diversi per creare ricevute, ma i passaggi di base saranno simili. Questa guida prende come esempio l'app Shopify POS per illustrare i diversi passaggi per creare ricevute cartacee in negozio.

1. Trova una stampante per ricevute

Il primo passo per creare ricevute è trovare un sistema di stampa compatibile con il tuo POS. Ci sono tre opzioni principali da considerare:

• Carta e inchiostro normali
• Carta carbone a pressione
• Carta termica e calore

I fornitori di POS di solito offrono stampanti che funzionano con il sistema di checkout, poiché trovare una stampante compatibile autonomamente può essere molto frustrante. Il negozio di hardware POS di Shopify, ad esempio, offre varie stampanti con diverse opzioni di connettività che si integrano perfettamente con Shopify POS.

2. Collega la stampante al tuo POS

Shopify POS consente ai membri Shopify di creare facilmente ricevute stampate personalizzate. Dopo un acquisto, puoi condividere le ricevute tramite SMS o come ricevute digitali inviate via email.

Per prima cosa, collega la tua stampante alla presa di corrente e accendila. A seconda del tipo di stampante che hai scelto, puoi collegarla al tuo POS tramite LAN, Wi-Fi o Bluetooth.

Nell'app Shopify POS, vai su “Home”, poi “Impostazioni” e scegli “Gestisci hardware connesso”. Scegli “Stampante per ricevute” dalle opzioni e segui le istruzioni a schermo per collegare il tuo dispositivo. Tocca “Ricevuta di prova” per verificare che la tua stampante e il POS siano stati associati con successo. Poi, tocca “Fatto”. Dovresti vedere la tua stampante elencata sotto Stampanti per ricevute.

3. Crea un ordine cliente

Dopo aver effettuato l’accesso a Shopify POS, visualizzerai la schermata iniziale. Questo layout è chiamato “Griglia Smart”: una dashboard composta da riquadri che ti consentono di svolgere le operazioni più comuni del POS senza dover cliccare troppo.

Esistono diversi modi per aggiungere prodotti all’ordine di un cliente con Shopify POS:

• Cercali per nome utilizzando la barra di ricerca in alto.
• Tocca “Prodotti” in basso e scegli da un elenco di prodotti che hai aggiunto al sistema.
• Utilizza uno scanner di codici a barre integrato.

Una volta aggiunti tutti gli articoli all’ordine del cliente, tocca “Vai alla cassa”. Scegli il metodo di pagamento e segui le istruzioni per completare la vendita.

Suggerimento: Shopify unifica nativamente POS ed ecommerce sulla stessa piattaforma, quindi non dovrai perdere tempo a importare dati, inclusi nomi dei prodotti, prezzi, sconti e imposte, nel tuo sistema POS. Tutto avviene automaticamente e qualsiasi modifica viene aggiornata in tempo reale.

4. Genera e invia la tua ricevuta

Una volta completata la vendita, sul tuo dispositivo POS Shopify comparirà una schermata con il messaggio “Pagamento effettuato correttamente”. Da lì potrai scegliere se stampare, inviare via SMS o email oppure emettere una ricevuta per il cliente.

Se i clienti in negozio desiderano una ricevuta digitale, puoi raccogliere informazioni quali il loro indirizzo email o il numero di telefono. Shopify creerà un profilo cliente unificato utilizzando questi dati. In questo modo, tutte le informazioni future che raccoglierai su di loro, come i punti fedeltà, gli ordini effettuati o le email aperte, verranno raggruppate nel loro profilo unificato.

Puoi anche configurare il tuo Shopify POS per stampare automaticamente le ricevute cartacee. In questo modo, non dovrai selezionare un’opzione per la ricevuta dopo ogni vendita. Assicurati che la stampante sia accesa e collegata al tuo Shopify POS.

Quindi, nell’app POS di Shopify:

1. Vai alla “Home”.
2. Seleziona “Impostazioni” e “Ricevute stampate”.
3. Attiva “Stampa automatica delle ricevute”.

Crea ricevute automatiche con Shopify

Tenere traccia delle ricevute è il primo passo per raccogliere e organizzare la grande quantità di documenti necessaria per gestire un'attività commerciale.

È fortemente consigliato conservare una copia di tutte le ricevute. Senza di esse, non sarai in grado di documentare accuratamente il rendiconto economico della tua attività. E se ci sono domande sulla tua attività da parte dell'Agenzia delle Entrate, le tue ricevute mostrano cosa hai venduto e quando.

Il processo di creazione delle ricevute non deve più essere manuale o rallentare le code al checkout. Dalla creazione di ricevute automatiche all'invio via email o su carta stampata, Shopify POS ti aiuta in ogni fase.